Betriebskostenabrechnung

Sind die berechneten Kosten umlagefähig?

Der Vermieter darf nur diejenigen Kosten umlegen, die im Mietvertrag als Betriebskosten benannt sind, wobei ein Hinweis auf „Betriebskosten nach § 2 BetrKV“ (in bis zum 31. Dezember 2003 geschlossenen Mietverträgen auf Anlage 3 des § 27 der II. Berechnungsverordnung) ausreicht.

Umlagefähig sind nur Kosten, die tatsächlich entstanden sind.

Aber nicht alle entstandenen Kosten sind auch umlagefähig. Es dürfen nur Kosten umgelegt werden, die bei gewissenhafter Abwägung und bei ordnungsgemäßer Geschäftsführung gerechtfertigt sind. Das sind Kosten, die ein wirtschaftlich denkender Vermieter auch dann verursachen würde, wenn er sie nicht an die Mieter_innen weitergeben könnte. Dieser Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist gesetzlich in § 556 Abs. 3 BGB festgelegt.

Allerdings bedeutet das nicht, dass er z. B. bei Dienstleistungen immer das billigste Angebot nehmen muss. Wenn aber die Beleuchtung eines Hauses ohne Grund durchgängig Tag und Nacht brennt, durch wiederholte Rohrbrüche (unterlassene Instandhaltung!) mehr Wasser verbraucht wird oder er zu viele Mülltonnen bestellt, handelt der Vermieter unwirtschaftlich. Weisen Sie ihn darauf hin!

In einem Rechtsstreit haben die Mieter_innen das unwirtschaftliche Handeln des Vermieters darzulegen. Sie sollten deshalb immer rechtzeitig Beweise sichern.

Anforderungen an die Abrechnung

Die Betriebskostenabrechnung muss in Textform erfolgen und den Mieter_innen zugehen (bei Mietermehrheit genügt die Abrechnung gegenüber einer/m Mieter/in); ein allgemeiner Aushang im Haus reicht nicht aus.

Folgende Angaben müssen in der Abrechnung enthalten sein:

eine Zusammenstellung der gesamten Betriebskosten des Hauses oder der Wirtschaftseinheit (die Gesamtkosten sind auch dann vollständig anzugeben, wenn einzelne Kostenteile nicht umlagefähig sind (BGH, VIII ZR 1/06) oder die Kosten auf eine kleinere Wirtschaftseinheit umgelegt werden (BGH, VIII ZR 261/06); es genügt nicht, nur die schon bereinigten Kosten anzuführen.)

  1. die Angabe, welcher Verteilerschlüssel zugrunde gelegt wurde und dessen Erläuterung
  2. die Berechnung des auf die Wohnung des Mieters/der Mieterin entfallenden Anteils der Betriebskosten
  3. die von dem Mieter/der Mieterin geleisteten Vorauszahlungen

Grundsätzlich gilt, dass jede Abrechnung klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein muss, so dass sie dem durchschnittlichen Verständnisvermögen von juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter_innen entspricht.

Eine Abrechnung, die diese Kriterien nicht erfüllt, ist formell unwirksam.

Aber auch wenn die Abrechnung die genannten Mindestanforderungen erfüllt, kann sie inhaltliche Fehler aufweisen (Näheres siehe unter „Belegeinsicht“).

Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist

Der Abrechnungszeitraum ist konkret anzugeben. Grundsätzlich muss er 12 Monate betragen. Kürzere oder längere Zeiträume sind nicht zulässig. Aber: Keine Regel ohne Ausnahmen, lassen Sie sich beraten.

Beginnt der Mietvertrag im laufenden Jahr, muss der Abrechnungszeitraum ebenfalls zwölf Monate betragen. Die Betriebskosten sind dann für die entsprechende anteilige Nutzungsdauer zu berechnen. Wenn das Gebäude neu errichtet wurde und der Vermieter den üblichen Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember wählt, sind vor der Bezugsfertigkeit keine umlagefähigen Betriebskosten angefallen, so dass nur über das sogenannte „Rumpfjahr“ abgerechnet wird.

Der Vermieter muss die einzelnen Kosten dem betreffenden Abrechnungszeitraum zuordnen. Er kann zwischen zwei Abrechnungsmethoden wählen: Abrechnen darf der Vermieter Kosten für die Leistungen, die im angegebenen Abrechnungszeitraum erbracht sind (Leistungsprinzip) oder Kosten, für die er im Abrechnungszeitraum Bescheide oder Rechnungen erhalten und bezahlt hat (Abflussprinzip).

Die Abrechnung muss den Mieter_innen binnen eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugehen.

Da in der Regel das Abrechnungsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember des darauf folgenden Jahres vorgenommen und den Mieter_innen zugegangen sein. Rechnet der Vermieter verspätet ab, kann er keine Nachforderungen mehr geltend machen – es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (Ausschlussfrist § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Ein Guthaben hingegen ist an die Mieter auszuzahlen, auch wenn die entsprechende Abrechnung verspätet eintrifft.

Tipp: Musterbrief zur verspäteten Betriebskostenabrechnung

Haben Sie in Unkenntnis der Ausschlussfrist auf eine verspätete Abrechnung des Vermieters Nachforderungen ausgeglichen, können Sie diese Zahlung zurückfordern.

Aufstellung der Kosten

Für jede Betriebskostenart hat der Vermieter anzugeben, welche Kosten im Abrechnungszeitraum angefallen sind. Manche darf er zusammenfassen, so z. B. die Kosten für Wasserversorgung und Entwässerung. Eine Gegenüberstellung mit den Kosten des Vorjahres ist nicht erforderlich. Im eigenen Interesse sollten Sie aber immer die vorangegangene Abrechnung aufheben, um sie mit der neuen Abrechnung vergleichen zu können, denn bei überdurchschnittlichen Kostensteigerungen muss der Vermieter die Gründe dafür erläutern.

Abrechnung nach Wirtschaftseinheit

Grundsätzlich sollen Betriebskosten nach der kleinstmöglichen Abrechnungseinheit – möglichst dem Gebäude – abgerechnet werden. Im öffentlich geförderten sozialen Wohnungsbau kann die Betriebskostenabrechnung auf der Grundlage einer Wirtschaftseinheit (bestehend aus mehreren Gebäuden) erfolgen. Dies setzt voraus, dass eine entsprechende Wirtschaftlichkeitsberechnung vorliegt und Eigentümer und Vermieter identisch sind.

Auch bei preisfreiem Wohnraum kann der Vermieter – sofern mietvertragliche Regelungen dem nicht entgegenstehen – nach einer Wirtschaftseinheit abrechnen, wenn die Gebäude einheitlich verwaltet werden, in unmittelbarem örtlichen Zusammenhang stehen und keine wesentlichen Unterschiede im Wohnwert bestehen.

Herausrechnen des Gewerbeanteils

Befinden sich Gewerberäume und Mietwohnungen in einem Haus, muss eine getrennte Berechnung nur dann erfolgen, wenn die Kosten der Gewerbemieter zu einer Mehrbelastung für
die Wohnungsmieter führen.

Befinden sich also in Ihrem Wohngebäude Gewerbemieter, die mehr Wasser verbrauchen oder mehr Abfall produzieren (z. B. Gaststätten, Blumenläden oder Friseursalons), sollten Sie die Abrechnung sorgfältig prüfen und auch in die Abrechnungsbelege Einsicht nehmen, um im Streitfall die höheren Kosten belegen zu können, da nach Auffassung des BGH zunächst die Mieter_innen darlegen und beweisen müssen, dass durch die Gewerbemieter eine ins Gewicht fallende Mehrbelastung für sie auftritt. Nur dann muss der auf die Gewerberäume entfallende Anteil an den Betriebskosten in der Abrechnung gesondert ausgewiesen und vor der Aufteilung der Kosten auf die Wohnungen abgezogen werden (Vorwegabzug).

Hausmeisterkosten

Sind in den Hausmeisterkosten nicht umlagefähige Kosten enthalten, müssen sowohl die Gesamtkosten als auch die umlagefähigen Kosten ausgewiesen werden.

Aufzugswartung

Wurde für die Aufzugswartung ein Vollwartungsvertrag abgeschlossen, sind nur die Wartungskosten umlagefähig. Auch in diesem Fall muss der Vermieter die Gesamtkosten und die umlagefähigen Kosten aufführen.

Verteilung auf die Wohnungen

Die Gesamtkosten müssen auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden. Denkbare Verteilerschlüssel sind:

  • die Wohnfläche
  • die Personenanzahl
  • die Anzahl der im Haus vorhandenen Wohnungen
  • die Miteigentumsanteile (bei vermieteten Eigentumswohnungen)

Welcher Verteilerschlüssel angewendet wird, kann zwischen den Mieter_innen und dem Vermieter für jede einzelne Betriebskostenart vereinbart werden. Eine solche Vereinbarung muss jedoch vor einem Abrechnungszeitraum getroffen werden, ist also immer nur für die Zukunft gültig. Wurde nichts vereinbart, ist nach der Wohnfläche abzurechnen (§ 556 a Abs. 1 BGB).

Besonderheiten bei der Verteilung

Die Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen (z. B. für Wasser und Abwasser), können nach dem Verhältnis der Wohnflächen oder nach einem Maßstab umgelegt werden, der dem unterschiedlichen Verbrauch/der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt. Hat der Vermieter in allen Wohnungen Kaltwasseruhren einbauen lassen, muss er verbrauchsabhängig abrechnen.

Die Aufzugskosten sind zwar nach dem Verhältnis der Wohnflächen umzulegen, Wohnungen im Erdgeschoss können aber von der Umlage ausgenommen werden.

Die Kosten einer maschinellen Wascheinrichtung dürfen bei öffentlich geförderten Sozialwohnungen nur auf die Benutzer/innen der Einrichtung umgelegt werden, und zwar in einem Maßstab, der dem unterschiedlich häufigen Gebrauch durch die einzelnen Benutzer Rechnung trägt.

Die monatlichen Grundgebühren für das Kabelfernsehen sind in jeweils gleicher Höhe auf die einzelnen Wohnungen zu verteilen. Sonderregelung: Für öffentlich geförderte Sozialwohnungen wird die monatliche Grundgebühr zu gleichen Teilen nur auf die Mieter_innen umgelegt, die dem Anschluss zugestimmt haben.

Die Wartungskosten für Gasetagenheizungen und Gaswarmwassergeräte (Durchlauferhitzer) werden jeweils gesondert für jede Wohnung abgerechnet, wenn die Wohnungen einer Abrechnungseinheit unterschiedlich mit diesen Geräten ausgestattet bzw. solche Geräte nur in einzelnen Wohnungen vorhanden sind.

Achtung: Die Wartungskosten von Gasherden sind nicht umlagefähig.

Berechnung des Kostenanteils

Der auf Ihre Wohnung entfallende Anteil an den Gesamtkosten einer Betriebskostenart ist unter Anwendung des Verteilerschlüssels konkret zu berechnen. Dabei ist die Gesamtwohnfläche oder die Gesamtzahl der im Haus lebenden Personen anzugeben, damit Sie die Verteilung nachvollziehen können. Eine Angabe „Gesamtkosten 100.000 Euro, davon entfallen auf Ihre Wohnung 2,5% = 2.500 Euro” reicht also keinesfalls.

Eine korrekte Verteilung könnte so aussehen:

  • Gesamtkosten der Müllentsorgung 2.000 Euro, geteilt durch 1.000 qm Gesamtwohnfläche = 2 Euro/qm; 2 Euro/qm multipliziert mit 100 qm Fläche Ihrer Wohnung = 200 Euro Anteil Ihrer Wohnung.
  • Gesamtkosten des Kabelfernsehens (Grundgebühr): 3.000 Euro, geteilt durch 30 angeschlossene Wohnungen = 100 Euro Anteil pro Wohnung.
  • Gesamtkosten für Wasserversorgung: 10.000 Euro, geteilt durch 100 im Haus lebende Personen = 100 Euro pro Person; 100 Euro x 3 in Ihrer Wohnung lebende Personen = 300 Euro Anteil Ihrer Wohnung.

Ist der auf Ihre Wohnung entfallende Anteil berechnet, müssen von diesem die von Ihnen im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen abgezogen werden. Aus der Differenz dieser Beträge ergibt sich das Ihnen zustehende Guthaben oder die von Ihnen zu leistende Nachzahlung. Das Guthaben oder der Nachzahlungsbetrag ist in der Abrechnung anzugeben.

Fehler in den Betriebskosten

Irren ist menschlich – doch kann der Vermieter ohne Weiteres Fehler, die er in der Betriebskostenabrechnung gemacht hat, berichtigen?

Zur Beantwortung dieser Frage muss man zunächst folgende mietrechtliche Besonderheiten kennen. Erstens lassen sich Betriebskostenabrechnungsfehler in zwei Kategorien einteilen – in formelle und materielle (also inhaltliche) Fehler. Zweitens ist der Vermieter verpflichtet, die Abrechnung den Mieter_innen innerhalb der Ausschlussfrist zukommen zu lassen. Sodann lässt sich anhand des grundlegenden Urteils des BGHs (17.11.2004, AZ VIII ZR 115/04) Folgendes zusammenfassen:

Innerhalb der Ausschlussfrist darf der Vermieter selbst formell fehlerhafte Abrechnungen korrigieren bzw. eine zweite, formell ordnungsgemäße Abrechnung erstellen (noch nicht abschließend geklärt aber ist, ob der Vermieter berechtigt ist die Abrechnung zu berichtigen, wenn Mieter_innen zuvor die Nachzahlung geleistet bzw. das Guthaben angenommen haben). Nach Ablauf der Ausschlussfrist kann er lediglich materielle Fehler berichtigen.

Liegt also nach Abschlussfrist eine formell fehlerhafte Abrechnung vor, so müssen Mieter_innen für den Fall, dass diese mit einem Nachzahlungsbetrag endet, diesen nicht bezahlen. Diese Regelung soll Mieter_innen davor schützen, dass der Vermieter kurz vor Fristablauf irgendeine (falsche) Kostenzusammenstellung vorlegt, um die Ausschlussfrist zu umgehen. Die inhaltlichen Fehler kann der Vermieter zeitnah nach Ablauf der Ausschlussfrist berichtigen. Der BGH hält hier 3 Monate für ausreichend (Urt. v. 05.07.2006, AZ VIII ZR 220/05).

Verändert sich das Ergebnis der Abrechnung dadurch aber zu finanziellen Lasten der Mieter_innen, so kann der Vermieter diesen Betrag nur verlangen, wenn er die Verzögerung nicht zu vertreten hat. Das ist z.B. der Fall, wenn ein Stromversorger seine ursprüngliche Rechung korrigiert. Verändert sich das Ergebnis der Abrechnung nach der Korrektur zugunsten der Mieter_innen, so ist dieser Betrag stets an die Mieter_innen auszuzahlen.

So leicht die Feststellung ist, ob die Ausschlussfrist abgelaufen ist, so schwer ist die Abgrenzung zwischen formellen und materiellen Fehlern. Wir empfehlen Ihnen insofern, eine Beratungsstelle aufzusuchen und sich beraten zu lassen.

Leerstandskosten trägt der Vermieter!

Auch wenn Wohnungen leer stehen, muss die Gesamtwohnfläche des Hauses (bzw. der Wirtschaftseinheit) bei der Aufteilung der Gesamtkosten auf jede Wohnung zugrunde gelegt werden. Wenn die (kalten) Betriebskosten vereinbarungsgemäß nach dem Verhältnis der Fläche der Mietwohnung zur Gesamtwohnfläche umzulegen sind, hat der Vermieter die auf leer stehende Wohnungen entfallenden Betriebskosten grundsätzlich selbst zu tragen; dies gilt auch für verbrauchsabhängige Betriebskosten, die nach der Wohnfläche abgerechnet werden.

Dieser Artikel wurde mit freundlicher Genehmigung des Berliner MieterGemeinschaft e. V. übernommen und teilweise verändert.

Ähnliche Einträge