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Belegeinsicht

Welche sind die “richtigen” Belege? Wo, wann und wie können Mieter_innen diese überprüfen?

Immer öfter enden Betriebskostenabrechnungen mit hohen Nachzahlungen. Zur Zahlung sind Mieter_innen auch in einem solchen Fall verpflichtet – allerdings nur, wenn die entsprechende Abrechnung ordnungsgemäß ist!

Der erste Schritt ist die Überprüfung der Abrechnung in förmlicher und inhaltlicher Hinsicht. Der nächste: die Belegeinsicht. Denn dies ist die einzige – wenn auch zeitintensive – Möglichkeit zu kontrollieren, ob die Höhe der abgerechneten Nebenkosten richtig ist.

Was sind Belege?

Bei der Belegeinsicht
muss der Vermieter den Mieter_innen die Originalbelege vorlegen (LG Berlin, Urt. v. 03.04.2003, AZ: 62 S 387/02; AG Bremen, Urt. v. 02.04.2004, AZ: 7 C 295/03). Das sind die Rechnungen und Bescheide, die dem Vermieter von Dritten gestellt wurden, also z. B. die monatlichen Rechnungen des Hausmeisters, die jährlichen Rechnungen des Stromversorgers oder der Grundsteuerbescheid des Finanzamts an den Vermieter. Kostenzusammenstellungen, die der Vermieter selbst erstellt hat, sind hingegen keine geeigneten Belege.

Wie überprüfe ich die Belege?

Der Vermieter ist nicht verpflichtet, Mieter_innen die gesamten Rechnungen vor Ort zu erläutern. Das bedeutet, dass der Vermieter seinerseits alles zur ordnungsgemäßen Belegvorlage getan hat, wenn er den Mietern/Mieterinnen die Belege offen legt. Jedoch haben Mieter_innen das Recht, zu dem Termin fachkundige Hilfe mitzunehmen (LG Berlin, Urt. v. 28.09.2006, AZ: 67 S 225/06). Zudem können sie im Rahmen der Belegeinsicht – gegen Kostenerstattung (s.u.) – die Anfertigung einzelner Kopien verlangen (AG Lichtenberg, Urt. v. 03.08.2006, AZ: 10 C 74/06).

Tipp: Organisieren Sie sich mit Ihren Nachbarn! Gehen Sie zu diesen Terminen gemeinsam. So übersehen Sie weniger und verstehen mehr!

Prüfen Sie, ob die Rechnungsbeträge mit den in der Abrechnung aufgelisteten Beträgen identisch sind. Addieren Sie ggf. die monatlichen Rechnungsbeträge, damit Sie zu dem für die Abrechnung relevanten Jahresbetrag gelangen.

Je nach dem, ob Sie die Belege für eine Betriebskostenabrechnung oder für eine Heizkostenabrechnung überprüfen, müssen Sie auch auf Folgendes achten:

Betriebskostenabrechnung: Achten Sie auf das Rechnungsdatum und/oder den Zeitraum für die in Rechnung gestellte Dienstleistung. Eines von beidem muss in dem abgerechneten Zeitraum erfolgt sein (Abfluss- und Leistungsprinzip: BGH, Urt. v. 20.02.2008, VIII ZR 49/07). Zum Beispiel: Wenn Sie die Wasserkosten aus der Abrechnung 2010 überprüfen, muss entweder die entsprechende Rechnung im Jahr 2010 erstellt und an den Vermieter übersandt worden sein. Oder sie muss für das im Jahr 2010 verbrauchte Wasser gestellt worden sein.

Heizkostenabrechnung: Der BGH hat entschieden, dass eine Heizkostenabrechnung nur dann den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Heizkostenabrechnung entspricht, wenn nach dem Leistungsprinzip abgerechnet wird (Urt. v. 01.02.2012; AZ: VIII ZR 156/11). Zum Beispiel: Wenn Sie die Brennstoffkosten des Jahres 2010 überprüfen, muss die entsprechende Rechnung für den im Jahr 2010 verbrauchten Brennstoff erstellt worden sein.

Wo sehe ich die Belege ein?

Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung ist der Vermieter grundsätzlich nicht verpflichtet, Kopien der Rechnungsbelege den Mieter_innen zuzusenden. Vielmehr hat die Belegeinsicht in der Regel in den Räumen des Vermieters oder seiner Hausverwaltung stattzufinden (BGH, Urt. v. 08.03.2006 – AZ: VIII ZR 78/05). Hiervon gibt es aber zwei Ausnahmen:

1. Zum einen müssen die Belege nach § 242 BGB auf Anfrage zugesendet werden, wenn es für die Mieter_innen unzumutbar ist, die Geschäftsräume des Vermieters oder seiner Hausverwaltung aufzusuchen. Das ist insbesondere anzunehmen bei hoher Entfernung zwischen Mietwohnung und Geschäftsräumen des Vermieters.

2. Zum anderen besteht für den Vermieter nach § 29 Abs. 2 Satz 1 NMV die Verpflichtung, den Mieter_innen gegen Kostenerstattung die Belege zuzusenden, wenn es sich bei der vermieteten Wohnung um sozialen Wohnungsbau handelt, das entsprechende Haus also mit öffentlichen Mitteln finanziert wird.

Bei der Übersendung der Belegkopien ist jedoch zu beachten, dass den Mieter_innen hierfür Kosten entstehen. Dabei werden von den Gerichten meist 0,25 € (vgl. nur LG Berlin, Urt. v. 03.04.2003, AZ: 62 S 387/02) pro Kopie für angemessen gehalten. Hinzu kommt noch das Porto, sodass bei großen Häusern oder Verwaltungseinheiten und bei vielen Betriebskostenpositionen die Belegeinsicht ein teures Unternehmen werden kann.

Tipp: Um hohe Kosten zu vermeiden, fordern Sie nur die Belege für diejenigen Kostenarten an, die Ihnen besonders hoch vorkommen, stark angestiegen sind oder an denen Ihre Anteile sehr hoch sind.

Wann kann ich die Belege einsehen?

Machen Sie mit Ihrem Vermieter oder mit dessen Hausverwaltung – am besten schriftlich – einen Termin zur Belegeinsicht aus. Der Vermieter hat den Mietern/Mieterinnen für die Einsicht „ausreichend“ Zeit einzuräumen. Er darf keine zeitlichen Grenzen setzen. So sind 2,5 Stunden auf keinen Fall zu lang. (AG München, Urt. v. 7.7.2006, AZ: 453 C 26483/05). Muss der Termin wegen der Bürozeiten unterbrochen werden, so haben Mieter_innen grundsätzlich einen Anspruch auf einen zweiten Termin.

Sollten Sie Fragen zu diesem Thema oder zu Ihrer Betriebs- oder Heizkostenabrechnung haben, finden Sie in Beratungsstellen kompetente Hilfe. Gerne überprüfen wir dort auch Ihre Nebenkostenabrechnung.

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Dieser Artikel wurde mit freundlicher Genehmigung des Berliner MieterGemeinschaft e. V. übernommen und teilweise verändert.

Betriebskosten

Betriebskosten werden im § 1 BetrKV definiert: „Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer (…) durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.” Die Betriebskostenarten sind in § 2 BetrKV aufgeführt.

Bis zum 31.12.2003 war der Katalog der umlegbaren Betriebskosten in der Anlage 3 zu § 27 der Zweiten Berechnungsverordnung (II. BV) enthalten. Unsere Hinweise zur BetrKV gelten nachfolgend gleichermaßen für die Anlage 3 zu § 27 II. BV. Der Katalog der umlegbaren Betriebskosten beider Vorschriften unterscheidet sich nur geringfügig.

Beachten Sie die mietvertragliche Vereinbarung zur Umlage der Betriebskosten, denn nur die vertraglich vereinbarten Kosten dürfen vom Vermieter auf die Mieter_innen abgewälzt werden. Andere als in der BetrKV genannten Kosten dürfen nicht umgelegt werden. Sonstige Betriebskosten müssen genau bezeichnet sein.

Kalte Betriebskosten sind:

  1. die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks (in der Regel die Grundsteuer),
  2. die Kosten für
  3. Wasserversorgung
  4. Entwässerung
  5. Betrieb des Aufzugs
  6. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  7. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  8. Gartenpflege
  9. Beleuchtung
  10. Schornsteinreinigung
  11. Sach- und Haftpflichtversicherung
  12. Hauswart
  13. Betrieb der Gemeinschaftsantennenanlage oder des Breitbandkabelnetzes
  14. Betrieb der Einrichtungen für die Wäschepflege
  15. Sonstige Betriebskosten (z. B. die Kosten für Nebengebäude, Anlagen und Einrichtungen und die Dachrinnenreinigung)

Im öffentlich geförderten sozialen Wohnungsbau kann der Vermieter zusätzlich ein Umlageausfallwagnis in Höhe von 2% der Betriebskosten fordern.

Umlagefähig sind nur Betriebskosten, die dem Vermieter laufend entstehen. Die Kosten müssen aber nicht monatlich oder jährlich anfallen. Beispiel: Die Kosten für das Reinigen oder Austauschen des Sands in einem Spielkasten, der zum Grundstück gehört, gehören zu den umlagefähigen Betriebskosten, auch wenn der Austausch nur alle drei Jahre erfolgt.

Neben diesen kalten Betriebskosten gibt es noch die warmen Betriebskosten – also die Heiz- und Warmwasserkosten (siehe hierzu auch die Infoschrift „Heizkostenabrechnung”).

Leerstandskosten trägt der Vermieter!

Auch wenn Wohnungen leer stehen, muss die Gesamtwohnfläche des Hauses (bzw. der Wirtschaftseinheit) bei der Aufteilung der Gesamtkosten auf jede Wohnung zugrunde gelegt werden. Wenn die (kalten) Betriebskosten vereinbarungsgemäß nach dem Verhältnis der Fläche der Mietwohnung zur Gesamtwohnfläche umzulegen sind, hat der Vermieter die auf leer stehende Wohnungen entfallenden Betriebskosten grundsätzlich selbst zu tragen; dies gilt auch für verbrauchsabhängige Betriebskosten, die nach der Wohnfläche abgerechnet werden.

Was gehört nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten?

Kosten für Instandsetzung, Instandhaltung und Verwaltung sind keine Betriebskosten. Wartungs- und Reinigungskosten hingegen sind umlagefähige Kosten. Besteht z. B. ein Vollwartungsvertrag für einen Aufzug, ist der Reparaturanteil aus den Kosten heraus zu rechnen. Kosten für den Hauswart, die durch Instandhaltungs- oder Verwaltungsarbeiten entstehen (z. B. Kontrolle und Beaufsichtigung von Handwerkern, Verteilen von Mieterhöhungsschreiben, Entgegennahme von Mängelanzeigen oder Durchführung von Wohnungsabnahmen), dürfen nicht auf die Mieter_innen verteilt werden. Auch dürfen Kosten für den Hauswart nicht doppelt abgerechnet werden: Wenn der Hauswart z. B. Arbeiten wie Hausreinigung oder Gartenpflege leistet, dürfen die dafür anfallenden Lohnkosten nicht noch ein zweites Mal unter der Position „Kosten für den Hauswart“ berechnet werden.

Die Ansprüche auf die Nachzahlung von Betriebskosten oder die Auszahlung eines Guthabens verjähren drei Jahre nach Zugang der Abrechnung bei den Mieter_innen. In diesem Fall müssen Sie eine vom Vermieter geforderte Nachzahlung nicht mehr leisten – können aber auch Guthaben nicht mehr einfordern. Auch der Anspruch auf Abrechnung unterliegt der regelmäßigen Verjährung, das sollten Sie beachten, wenn Sie ein Guthaben erwarten. Lassen Sie sich unbedingt beraten!

Verjährung

Die Ansprüche auf die Nachzahlung von Betriebskosten oder die Auszahlung eines Guthabens verjähren drei Jahre nach Zugang der Abrechnung bei den Mieter_innen. In diesem Fall müssen Sie eine vom Vermieter geforderte Nachzahlung nicht mehr leisten – können aber auch Guthaben nicht mehr einfordern. Auch der Anspruch auf Abrechnung unterliegt der regelmäßigen Verjährung, das sollten Sie beachten, wenn Sie ein Guthaben erwarten. Lassen Sie sich unbedingt beraten!

Beachten Sie bitte: Diese Infoschrift ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei Zweifeln an der Ordnungsmäßigkeit der Betriebskostenabrechnung sollten Sie sich persönlich beraten lassen. Bringen Sie hierzu bitte Ihren Mietvertrag, Nachträge hierzu und Ihre aktuelle Betriebskostenabrechnung mit. Um Unregelmäßigkeiten bei der Abrechnung aufzudecken, ist zusätzlich die Abrechnung des Vorjahres wichtig.

Dieser Artikel wurde mit freundlicher Genehmigung des Berliner MieterGemeinschaft e. V. übernommen und teilweise verändert.